Sabia que ignorar uma mensagem no chat do pregoeiro pode custar a vitória da sua empresa em uma licitação?
No universo das licitações públicas, que hoje ocorrem em plataformas eletrônicas, o chat do pregão eletrônico tornou-se uma ferramenta essencial para comunicação entre pregoeiro e licitantes.
No entanto, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre seu funcionamento e importância.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que é o chat do pregoeiro, como ele funciona, quais são os riscos de não acompanhá-lo de perto e como a tecnologia pode ajudar você a não perder nenhuma mensagem crucial.
Preparado?
Então confira a seguir as 7 coisas fundamentais que você precisa saber sobre o chat do pregão eletrônico para garantir o sucesso nas suas licitações!
1. O que é o chat do pregão eletrônico e quando ele acontece?
O chat do pregão eletrônico – frequentemente chamado de chat do pregoeiro – é o principal canal de comunicação entre o pregoeiro e os licitantes durante a fase pública de um pregão eletrônico.
Pense nele como um leilão online com regras específicas, onde mensagens são trocadas para orientar e esclarecer o andamento da disputa.
Ele acontece em momentos estratégicos do pregão, principalmente:
- Durante a sessão de lances: Após a apresentação das propostas iniciais e abertura da fase de lances, o chat do pregoeiro fica disponível para que o pregoeiro possa interagir com os participantes, se necessário. Nesta etapa, normalmente os licitantes ofertam seus lances livremente, mas o pregoeiro pode intervir para iniciar o tempo randômico (encerramento aleatório) ou para dar avisos gerais.
- Na fase de aceitabilidade e habilitação: Depois dos lances, o chat é fundamental. É por meio dele que o pregoeiro solicita documentos ao licitante com melhor oferta, faz negociações de preços adicionais e esclarece dúvidas sobre as propostas. Essa comunicação pode ocorrer no dia da disputa ou até nos dias seguintes ao pregão, enquanto se conclui a análise da documentação e demais procedimentos.
- No encerramento e formalização: Em alguns casos, mesmo após declarado o vencedor, o pregoeiro pode usar o chat nos dias subsequentes para chamar o fornecedor para assinatura de ata, envio de documentação complementar ou outros avisos importantes.
Um ponto muito importante: todos os licitantes participam no chat de forma anônima. Ou seja, a identidade das empresas é mantida em sigilo durante o pregão, garantindo igualdade de condições.
Jamais revele quem você é no chat!
Se um licitante revelar o nome da empresa ou qualquer informação que o identifique, pode ser eliminado da licitação na hora.
O anonimato é um pilar do pregão eletrônico e serve para evitar conchavos ou pressões indevidas, mantendo o foco apenas nas propostas.
Em resumo, o chat do pregoeiro não é um bate-papo informal, mas sim um instrumento oficial e estratégico do pregão. É ali que o pregoeiro conduz as negociações e esclarecimentos finais, e onde os licitantes precisam ficar atentos para responder prontamente e não perder nenhuma oportunidade.
2. O papel do chat do pregoeiro: responsabilidades e atribuições
O pregoeiro é a autoridade que conduz o pregão eletrônico e, através do chat, ele desempenha uma série de atribuições fundamentais para o bom andamento do certame.
Suas interações no chat moldam os rumos da disputa e garantem que tudo ocorra dentro da legalidade e transparência. Entre as principais responsabilidades do pregoeiro no chat, destacam-se:
- Responder às dúvidas dos licitantes: Cabe ao pregoeiro esclarecer questionamentos sobre o edital, sobre especificações do objeto ou procedimentos da disputa, garantindo que todos entendam perfeitamente as regras do jogo.
- Tomar decisões e resolver impasses: Se surgirem conflitos, desafios técnicos ou situações não previstas, é o pregoeiro quem decide o encaminhamento. Ele deve usar o chat para comunicar decisões, resolver impasses entre participantes e esclarecer situações controversas durante a sessão.
- Garantir a igualdade entre os concorrentes: O pregoeiro zela para que todos os licitantes tenham as mesmas oportunidades. Isso inclui assegurar o anonimato no chat e tratar a todos com isonomia, sem favorecer ou prejudicar ninguém. Qualquer informação relevante é compartilhada a todos via chat, evitando vantagem indevida para algum concorrente.
- Solicitar esclarecimentos e documentação: Ao final da disputa de lances, o pregoeiro pode usar o chat do pregoeiro para pedir documentos (como comprovações de capacidade técnica, certidões, propostas atualizadas) ao primeiro colocado. Ele também pode solicitar esclarecimentos sobre a proposta, por exemplo, detalhes técnicos do produto/serviço ofertado ou composição de preços.
- Negociar condições e valores: Uma vez definido o melhor lance, é comum o pregoeiro tentar negociar um valor ainda menor ou condições mais vantajosas com o vencedor. Essa negociação ocorre via chat, imediatamente após a fase de lances, e a agilidade do licitante em responder pode ser crucial para fechar um bom acordo e confirmar a vitória.
- Estender prazos ou suspender a sessão temporariamente: Se necessário, o pregoeiro informa no chat a suspensão temporária da sessão (por exemplo, para intervalo de almoço, ou adiamento para o dia seguinte) e indica a data e hora de reabertura dos trabalhos. Também pode, em situações especiais, prorrogar prazos para envio de documentos ou reabertura de fase de lances, sempre comunicando claramente pelo chat do pregoeiro.
Como se vê, o pregoeiro atua como mediador e gestor do pregão eletrônico.
Ele precisa ser ágil, claro e justo em suas comunicações.
Para o licitante, é imprescindível acompanhar essas mensagens de perto, pois nelas podem estar solicitações vitais ou decisões que impactam diretamente sua participação. No próximo tópico, veremos o que pode acontecer se o licitante não der a devida atenção a esse chat.
3. As consequências de não monitorar o chat do pregoeiro (cada mensagem importa!)
Ignorar ou não acompanhar adequadamente o chat do pregoeiro pode trazer consequências devastadoras para o licitante.
Muitos acreditam, erroneamente, que basta enviar a proposta e dar lances, sem precisar prestar tanta atenção ao chat do pregoeiro.
Esse engano pode custar muito caro. Veja por que cada mensagem importa:
Desclassificação imediata: Se o pregoeiro enviar uma mensagem solicitando um documento ou esclarecimento e você não responder dentro do prazo estipulado, sua proposta poderá ser desclassificada. Ou seja, você perde a chance de vencer aquele item, mesmo tendo oferecido o melhor preço, simplesmente por não ter visto ou não ter atendido ao chamado no chat do pregoeiro.
Perda de grandes oportunidades: Em uma licitação concorrida, às vezes uma negociação rápida pelo chat do pregoeiro pode decidir quem leva o contrato.
Se você demora para responder a uma contraproposta do pregoeiro, ele pode interpretar que você não tem interesse ou não está preparado, passando a oportunidade para o próximo colocado.
Contratos importantes e projetos estratégicos podem escorrer pelos dedos por causa de minutos de distração.
Penalidades administrativas severas: A nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021), prevê sanções duras para licitantes que descumprem suas obrigações após sair vencedores. Se você deixar de enviar documentos exigidos, não manter sua proposta ou não assinar o contrato no prazo, poderá sofrer penalidades como:
- Advertência: Uma censura formal, servindo de alerta registrado de que você falhou com suas obrigações.
- Multa: Penalidade financeira, geralmente calculada em percentual do valor da proposta ou contrato, aplicável conforme a gravidade da infração.
- Impedimento de licitar: Suspensão temporária do direito de participar de novas licitações e de contratar com a Administração, por um período que pode chegar a alguns anos, afetando diretamente o planejamento de vendas da empresa ao governo.
- Declaração de inidoneidade: Sanção mais grave, em que a empresa é proibida de licitar e contratar com o poder público por tempo indeterminado, até que consiga reabilitação. Essa punição destrói a reputação da empresa no mercado público e pode ser fatal para os negócios que dependem desse segmento.
Por que tamanha severidade?
Porque ao não responder no chat, o licitante coloca em risco a segurança e a lisura do processo licitatório.
O pregoeiro precisa garantir que a proposta vencedora é válida, que a empresa está apta e que o preço ofertado se sustenta.
Se o licitante some ou não coopera, isso atrasa a compra pública e gera desconfiança sobre sua idoneidade. Do ponto de vista do órgão público, ignorar o chat pode soar como má-fé, desorganização ou falta de compromisso do fornecedor – nenhum desses cenários é aceitável.
Portanto, negligenciar o chat do pregão eletrônico pode significar jogar no lixo todo o esforço investido na licitação.
Não basta dar o menor lance; é preciso acompanhar de perto as comunicações até o fim, para cumprir todas as exigências e formalizar o resultado.
4. Os desafios de monitorar manualmente o chat 24/7
Você pode estar se perguntando: “Ok, preciso monitorar o chat do pregoeiro… Mas e quando ocorrem vários pregões ao mesmo tempo?“. De fato, acompanhar manualmente o chat do pregoeiro é um desafio enorme por diversos motivos:
- Ninguém consegue ficar online o tempo todo: Os pregões eletrônicos não têm hora para acabar. Alguns começam de manhã e entram tarde da noite; outros se estendem por vários dias (especialmente quando há suspensão para análise ou intervalo). É irreal imaginar que uma pessoa consiga ficar colada na tela o dia inteiro, sem intervalos, esperando possíveis mensagens. Essa vigilância 24/7 simplesmente não é humanamente viável.
- Múltiplos chats simultâneos: Empresas que participam de várias licitações enfrentam a dificuldade de gerenciar diversas sessões de chat do pregoeiro ao mesmo tempo. Alternar entre diferentes portais e janelas, cada um com um pregão em andamento, é confuso e propenso a erros. Basta um momento de distração para perder uma notificação crucial em uma das telas.
- Risco constante de perder informações: Contar apenas com a atenção humana em um ambiente tão dinâmico é pedir para ter problemas. Um telefone que toca, uma reunião inesperada, ou mesmo uma falha na internet, podem fazer você perder uma mensagem importante do pregoeiro. E como vimos, as consequências disso podem ser irreparáveis – desde a perda do contrato até sanções severas.
- Ansiedade e estresse elevados: Ficar preso ao computador acompanhando pregões por horas a fio é desgastante. O medo de perder uma comunicação deixa o responsável tenso e improdutivo em outras tarefas. Essa pressão constante pode levar a erros por cansaço ou mesmo ao burnout da equipe de licitações.
Em resumo, monitorar manualmente o chat de pregões eletrônicos é uma atividade que exige alta concentração e disponibilidade, algo difícil de manter consistentemente. Felizmente, como veremos adiante, já existem soluções para contornar esses obstáculos e garantir que nenhuma mensagem passe despercebida.
5. Direitos dos licitantes e erros de conduta do pregoeiro (fique atento!)
Assim como os licitantes têm deveres, os pregoeiros também precisam seguir regras de boa conduta.
E um dos erros mais comuns – e prejudiciais – que alguns pregoeiros cometem é abandonar o chat sem aviso prévio durante a sessão pública do pregão.
Imagine a situação: o pregão chega numa parte crítica, e de repente o pregoeiro para de responder no chat. Pode ser horário de almoço, fim do expediente ou alguma outra razão interna.
O problema é quando não há qualquer aviso aos licitantes sobre a suspensão e o horário de retorno.
Os fornecedores ficam perdidos, sem saber se o pregão continuará dali a minutos, horas ou só no dia seguinte.
Muitos acabam se ausentando também – afinal, ninguém consegue ficar aguardando indefinidamente.
Quando isso ocorre e o pregoeiro retoma a sessão de surpresa, dando continuidade ao pregão sem que os licitantes estejam presentes, todo o princípio da razoabilidade é ferido.
Agir assim é errado e fere os princípios da publicidade, transparência e até da competitividade na licitação.
Dica: Se você perceber que o pregoeiro suspendeu o pregão sem comunicar claramente o retorno, saiba que isso pode ser motivo para anulação do certame. O licitante prejudicado tem o direito de recorrer administrativamente (na própria fase de recursos do pregão) ou até acionar a justiça, alegando que sua participação foi cerceada.
O Tribunal de Contas da União (TCU) já se manifestou sobre esse tipo de situação em diversos acórdãos, exigindo bom senso e razoabilidade dos pregoeiros.
Em acórdãos 12842/2016 e 2273/2016 (Plenário), 3484/2014 (Plenário) e 654/2016 (2ª Câmara), o TCU deixou claro que o pregoeiro, ao suspender uma sessão, deve avisar no chat o motivo da pausa e o horário em que os trabalhos serão retomados.
Ou seja, é dever do pregoeiro informar algo como: “Sessão suspensa para almoço. Retomaremos hoje às 14h00.” ou “Pregão suspenso. Continuidade amanhã, dia XX, às 9h00.“.
Essa prática garante que todos os licitantes possam se programar e retornar a tempo, sem serem pegos de surpresa.
O renomado professor e jurista Jorge Ulisses Jacoby Fernandes reforça que atitudes diferentes disso “ferem o bom senso”.
Segundo ele, se todos os agentes públicos fossem devidamente capacitados e tivessem o devido cuidado e elegância no trato com os fornecedores, decisões do TCU nesse sentido nem seriam necessárias – porque ninguém cometeria o desatino de sumir sem avisar.
Em outras palavras, respeito e pontualidade são o mínimo esperado na condução de um pregão.
Portanto, licitante, fique atento: se você for prejudicado pela ausência injustificada do pregoeiro, use a lei a seu favor.
Conheça os precedentes do TCU e não hesite em argumentar em um recurso que houve vício no procedimento.
Isso pode salvar aquela oportunidade de negócio que você quase perdeu. E, claro, sempre que possível, documente o ocorrido (print do chat sem aviso, etc.), para embasar sua contestação.
(Para saber mais sobre outros deslizes comuns de pregoeiros, recomendamos a leitura do artigo Erros de Pregoeiros para você ficar atento, publicado em nosso blog.)
6. Estratégias para monitorar o chat de forma eficiente
Diante de tudo o que vimos, está claro que monitorar o chat do pregoeiro é fundamental. Mas como fazer isso da melhor maneira, considerando as limitações humanas e os desafios práticos? Aqui vão algumas estratégias eficazes para não deixar nenhuma mensagem passar em branco:
- Esteja sempre alerta (dentro do possível): Embora ninguém consiga ficar 24 horas de plantão, é importante designar pessoas ou times para acompanhar os pregões mais críticos em tempo real. Estabeleça um revezamento na equipe de licitações, principalmente quando você souber que um pregão pode se estender além do horário comercial. Ter alguém de olho no chat o tempo todo reduz drasticamente as chances de perder um comunicado.
- Prepare tudo com antecedência: Uma resposta rápida no chat do pregoeiro pode ser decisiva. Por isso, antes mesmo de a sessão começar, deixe separados todos os documentos que poderão ser solicitados (certidões, balanços, atestados técnicos, propostas atualizadas em PDF etc.). Também tenha à mão informações relevantes sobre sua proposta (detalhes técnicos, custos, prazos) para esclarecer qualquer dúvida prontamente. Essa preparação prévia faz com que, ao surgir uma demanda no chat, você consiga responder em minutos, demonstrando profissionalismo e agilidade.
- Valorize o chat como canal oficial: Incuta na cultura da sua empresa que a comunicação pelo chat do pregão é prioridade máxima durante uma licitação. Muitas vezes, a equipe comercial ou de vendas ao governo não tem familiaridade com essa dinâmica e pode subestimar o chat. Eduque todos os envolvidos de que “abriu o pregão, o chat é lei”. Cada membro deve entender a importância de acompanhar e reportar imediatamente qualquer mensagem do pregoeiro aos responsáveis.
- Automatize o monitoramento com tecnologia: A melhor decisão que você pode tomar para não falhar nessa tarefa é contar com uma ferramenta especializada que faça o monitoramento automático do chat do pregoeiro para você. Com a vida corrida e múltiplos pregões simultâneos, confiar apenas na vigilância humana é arriscado. Felizmente, já existem softwares no mercado que funcionam como um “assistente virtual”, enviando alertas assim que o pregoeiro manda alguma mensagem ou notificação – independentemente do portal em que esteja ocorrendo a licitação. No próximo tópico, apresentamos uma dessas soluções.
Em suma, encare o monitoramento do chat do pregoeiro como parte integrante da estratégia de vencer licitações. Não adianta oferecer o melhor preço se você “não estiver presente” quando o pregoeiro chamar. Com organização interna e uso inteligente da tecnologia, é possível acompanhar tudo de forma eficiente sem sacrificar a saúde da sua equipe ou a qualidade das suas propostas.
7. eLicitaRadar: a tecnologia a favor do licitante no monitoramento de chats
Chegou a hora de falar da solução tecnológica que pode revolucionar a forma como você acompanha os pregões eletrônicos: o eLicitaRadar.
Desenvolvido pela Forseti, empresa com 17 anos de experiência em licitações, o eLicitaRadar foi pensado para resolver exatamente o problema de monitorar mensagens de pregoeiros em diversos portais ao mesmo tempo.
Com o eLicitaRadar, você tem todos os chats dos pregões em um só lugar, em uma plataforma única, intuitiva e acessível via web ou smartphone. Confira alguns dos recursos e benefícios que essa ferramenta oferece:
- Notificações instantâneas e personalizadas: nunca mais você vai perder uma oportunidade por não ver uma mensagem a tempo. O eLicitaRadar envia alertas em tempo real sempre que o pregoeiro mencionar sua empresa ou publicar alguma mensagem importante no chat. E mais: você pode personalizar esses alertas para recebê-los nos canais que preferir (e-mail, aplicativo mobile, notificações no desktop etc.).
- Organização inteligente e destaque de mensagens: a ferramenta não apenas centraliza as informações, como também ajuda você a priorizar o que é mais relevante. Mensagens do pregoeiro podem ser destacadas, garantindo que nada passe despercebido no meio do fluxo de informações. Isso economiza tempo e permite que você foque no que realmente importa durante a disputa.
- Visão centralizada de múltiplos pregões: cansei de ficar trocando de aba ou de portal! No eLicitaRadar, você acompanha todas as licitações ativas em uma única tela. Mesmo que sua empresa participe de dezenas de pregões em vários sistemas (Comprasnet, bancos, portais estaduais etc.), o eLicitaRadar consolida todas as atualizações num dashboard unificado. Assim, sua equipe ganha em eficiência e reduz drasticamente o risco de esquecer algum chat aberto por aí.
- Suporte especializado sempre à disposição: além da tecnologia em si, ao usar o eLicitaRadar, você conta com o apoio de uma equipe especialista em licitações públicas. Ou seja, se surgir qualquer dúvida sobre o uso da plataforma ou mesmo alguma orientação sobre o pregão, você tem a quem recorrer rapidamente. É como ter consultores experientes acompanhando você de perto em cada disputa.
Em poucas palavras, o eLicitaRadar é hoje a ferramenta mais poderosa e completa para monitorar licitações sem estresse.
Ao adotá-la, você libera tempo da sua equipe para tarefas estratégicas (como melhorar propostas, prospectar editais, estudar concorrentes) enquanto o “trabalho braçal” de ficar de olho no chat do pregoeiro fica por conta do software.
Quer experimentar e ver na prática como funciona? A Forseti oferece a possibilidade de testar gratuitamente o eLicitaRadar por alguns dias. Basta acessar o site e solicitar seu acesso de teste – em poucos minutos você já poderá configurar seus pregões no sistema e receber as primeiras notificações.
Conclusão
Em um cenário de compras públicas cada vez mais competitivo e dinâmico, informação em tempo real é poder.
O chat do pregoeiro, embora seja apenas uma funcionalidade dentro dos sistemas de pregão eletrônico, pode ser considerado a chave para o sucesso ou fracasso de um licitante.
É através dele que o pregoeiro comunica exigências, tira dúvidas, negocia valores e oficializa decisões. Ignorar esse canal – mesmo que sem querer – pode significar perder um contrato valioso ou até sofrer penalidades que mancham a reputação da empresa.
Por outro lado, dar a devida atenção ao chat do pregoeiro e responder com rapidez e precisão a cada mensagem coloca você um passo à frente da concorrência.
Demonstra profissionalismo e comprometimento, qualidades que contam pontos na avaliação do pregoeiro (ainda que informalmente).
Ao longo deste artigo, você descobriu 7 aspectos essenciais sobre o chat do pregão eletrônico: desde o que ele é e como funciona, passando pelo papel crítico do pregoeiro, os riscos de não monitorar, os desafios humanos, os direitos do licitante em caso de falhas do pregoeiro, até estratégias práticas e o uso de tecnologia de ponta para nunca mais perder uma mensagem.
Agora, cabe a você colocar esse conhecimento em prática. Revise os processos internos da sua empresa, treine sua equipe sobre a importância do chat do pregoeiro e considere adotar ferramentas como o eLicitaRadar para elevar seu patamar de competitividade.
Lembre-se: em licitação, ganha quem dá o melhor lance e quem está presente e preparado em todos os momentos decisivos.
Não deixe que um pequeno descuido comprometa grandes conquistas.
Mantenha-se informado, equipado e vigilante.
Assim, você terá tudo a seu favor para sair vencedor nos pregões eletrônicos – e o chat do pregoeiro será um aliado, nunca uma ameaça, aos seus objetivos. Boa sorte nas próximas disputas e conte conosco no que precisar!